Guia Técnico: contabilização do cartão refeição nas PME

A contabilização do cartão refeição é simples quando se sabe exatamente o que fazer. O problema é que muitas PME acabam com lançamentos inconsistentes, má aplicação do limite de isenção ou até mesmo falta de documentação. E isso abre espaço para correções da Autoridade Tributária e da Segurança Social.

Este guia resolve isso.
Direto ao assunto, com exemplos numéricos claros, tabelas práticas e uma checklist final para RH e financeiros.

Resumo do artigo:

Perguntas-chave a que este guia responde:

• Em que contas do Sistema de Normalização Contabilística - SNC lanço o cartão refeição?
• Como separo a parte isenta da parte sujeita?
• Como trato férias, baixas ou colaboradores que entram a meio do mês?

Ou seja:

• A dificuldade não está na mecânica do lançamento.
• A dificuldade está em provar que tudo está certo caso haja auditoria.
• Este guia elimina essa margem de erro.

Por que razão a contabilização do cartão refeição é crítica?

Atribuir o subsídio de alimentação em cartão apresenta vantagens fiscais muito claras (isenção até 10,20€ por dia), mas só funciona se a empresa o tratar contabilisticamente como um benefício extrassalarial, com regras próprias.
Erros comuns como pagar em dias sem direito, ultrapassar limites ou não documentar critérios podem levar a:
perda da isenção;

• correções retroativas;
• integração do valor como salário;
• coimas;
• conflitos com colaboradores.

Enquadramento fiscal do vale/cartão refeição

O subsídio de alimentação pode ser pago em dinheiro ou em cartão. Mas o enquadramento fiscal é diferente:

• Dinheiro → isento até valor legal base definido no OE (6 euros).
• Cartão Refeição → isento até 10,20 €/dia

A atribuição do subsídio de refeição através do cartão refeição apresenta um limite de isenção superior, além de ser fiscalmente mais vantajoso.

Se o valor diário ultrapassar o limite:

• a parte excedente é tratada como salário, sujeita a IRS e TSU;
• deve ser registada separadamente.

Para uma explicação detalhada sobre os limites legais, enquadramento em IRS e Segurança Social e atualizações fiscais em vigor, consulte o nosso guia completo sobre Vale Refeição e Fiscalidade.

Porquê o cartão refeição é mais vantajoso para as PME:

• Maior isenção.
• Poupança real por colaborador ao ano.
• Maior aceitação pelos colaboradores.
• Controlo simples via plataformas como a da Pluxee.

• O cartão refeição é fiscalmente superior ao dinheiro.
• Se a PME cumprir as regras, maximiza a poupança e reduz o risco.

O cartão refeição é apenas uma das ferramentas que as PME podem usar para reduzir a carga fiscal de forma legal. Se quiser perceber como este benefício se enquadra numa estratégia mais ampla, veja também o nosso artigo sobre Benefícios Fiscais para PME.

Como registar o carregamento (passo a passo)

O processo segue sempre esta lógica:

1. Definir valor diário por colaborador.
2. Mapear dias úteis do mês.
3. Calcular total por colaborador e total global.
4. Receber a fatura da entidade emissora do cartão refeição (Pluxee) com o valor total a carregar.
5. Reconhecer o custo com pessoal.
6. Pagar a fatura.
7. Registar analítica por centro de custo (opcional, mas recomendado).

Exemplo prático

PME com:

• 10 colaboradores
• subsídio diário em cartão: 8,50 €
• 22 dias úteis em determinado mês

Cálculo:

10 × 8,50 × 22 = 1 870 €

Lançamento da fatura

• O subsídio de refeição em cartão deve ser registado na conta 6388 (ou subconta apropriada de 638x): 1 870 €
• Crédito → Utilizar 221 - Fornecedores c/c ou criar subconta específica, com identificação clara do fornecedor no descritivo: 1 870 €

Pagamento ao fornecedor

• Débito → Utilizar 221 - Fornecedores c/c ou criar subconta específica, com identificação clara do fornecedor no descritivo: 1 870 €
• Crédito 12 – Depósitos à ordem: 1 870 €

Exemplo com parcela sujeita

Subsídio em cartão: 11,00 € / dia
Limite isento: 10,20 € / dia
Excedente: 0,80 € / dia, sujeito a IRS/TSU.

Para 22 dias úteis e 1 colaborador:

• Parcela isenta: 10,20 × 22 = 224,40 €
• Parcela sujeita: 0,80 × 22 = 17,60 €

Separar assim no lançamento:

• Parte isenta (benefício extrassalarial):
  Débito 6388 – Outros gastos com o pessoal (Subsídio refeição isento): 224,40 €
  Crédito 221 – Fornecedores c/c (Pluxee): 224,40 €
• Parte sujeita (natureza retributiva, integra processamento salarial):
  Débito 632 – Remunerações do pessoal: 17,60 €
  Crédito 2312 – Remunerações a pagar: 17,60 €
• Encargos patronais sobre a parte sujeita (23,75%):
  Débito 635 – Encargos sobre remunerações: 4,18 €
  Crédito 245 – Contribuições para a Segurança Social: 4,18 €

A parte sujeita deve constar no recibo de vencimento e ser declarada na DMR com o código A.

Centro de custos / departamentos

Recomendado quando a PME tem equipas distintas.

• A analítica permite saber quanto custa o benefício por área.
• Não altera o lançamento base, apenas a sua distribuição interna.

Ou seja:

• O lançamento é simples.
• O essencial é separar o isento do sujeito.
• A analítica por centro de custo melhora o controlo orçamental.

Documentos obrigatórios a guardar no âmbito da contabilidade do cartão refeição

Qualquer auditoria da Autoridade Tributária que contemple a contabilidade do cartão refeição ou até mesmo da Segurança Social irá exigir prova documental. Por isso, a PME deve guardar:

Ou seja:

• A documentação protege a empresa.
• Sem prova, a Autoridade Tributária pode desconsiderar a isenção.

Casos especiais na contabilidade do cartão refeição

Férias

Depende da política interna.

• Se a empresa não paga subsídio de alimentação em férias: não há carregamento
• Se paga, há risco de descaracterização do benefício, veja:

O cartão refeição só é isento porque está associado a dias efetivos de trabalho. Não é um complemento salarial livre, mas antes um benefício funcional.

Quando a empresa paga o subsídio de alimentação em dias de férias, está a afastar-se desse princípio.

Se a empresa paga cartão refeição durante férias, a Autoridade Tributária pode entender que:

• o benefício já não está ligado à prestação de trabalho;
• passa a ter natureza remuneratória;
• logo, perde a isenção fiscal.

Nesse cenário, a AT pode:

• requalificar o valor como salário;
• exigir IRS e TSU;
• aplicar correções retroativas e coimas.

Isto não acontece de forma automática, mas é um risco fiscal concreto.

Se, mesmo pagando em férias, a empresa:

• mantém o mesmo valor diário;
• não ultrapassa o limite legal de isenção;
• aplica a regra de forma uniforme e documentada a todos os colaboradores;

o risco reduz, mas não desaparece.

Ou seja, o mais seguro é não pagar o subsídio de alimentação (cartão refeição) no período de férias.

Baixas médicas

• Faltas médicas prolongadas normalmente eliminam o direito ao subsídio.
• Carregar o cartão em períodos longos de ausência do colaborador pode pôr em risco o enquadramento fiscal.

Entrada ou saída de colaboradores

Entrada a meio do mês:

• Calcular pro rata: dias úteis * valor diário.

Saída a meio do mês:

• Ajustar o carregamento.
• O saldo não utilizado não pode ser convertido em dinheiro, sob pena de perder a natureza extrassalarial.

Teletrabalho

Os trabalhadores em regime de teletrabalho têm os mesmos direitos que os trabalhadores em regime presencial, incluindo o subsídio de alimentação (Lei n.º 83/2021, artigo 169.º do Código do Trabalho).

Tempo parcial (part-time)

Se a empresa atribuir subsídio de alimentação aos trabalhadores a tempo integral, os trabalhadores em part-time também têm direito a recebê-lo, de forma proporcional às horas trabalhadas (artigo 154.º do Código do Trabalho).

Ou seja:

• É importante aplicar a regra de uma forma consistente e documentada.

Erros comuns na contabilização do cartão refeição e como evitá-los

1. Carregar o cartão em dias sem direito

Férias, faltas injustificadas, baixas longas.
→ Risco: perda da isenção.

2. Ultrapassar o limite de isenção sem separar o excedente

Solução: registar parte isenta e parte sujeita sempre que ultrapassar 10,20€.

3. Tratar tudo como salário

→ Erro que elimina benefício fiscal automaticamente.

4. Falta de documentação

→ Sem mapa de dias ou política interna, o benefício pode ser requalificado como salário.

5. Uso abusivo do cartão

→ Pagamentos que desvirtuem a finalidade podem eliminar a isenção.

Checklist final para RH / Financeiros

Antes de fechar o mês, importa garantir:

• Política interna de atribuição atualizada.
• Limite de isenção confirmado (6,00€/dia em dinheiro; 10,20€/dia em cartão).
• Mapa de colaboradores elegíveis validado.
• Registo de dias úteis consolidado.
• Separação entre parte isenta e parte sujeita (se aplicável).
• Fatura da entidade emissora do cartão refeição  devidamente registada.
• Pagamento reconciliado.
• Documentos arquivados para inspeção futura.

Muitas PME começam pelo cartão refeição e evoluem depois para um modelo mais completo de benefícios. Nesse cenário, faz sentido conhecer o Guia de Benefícios Flexíveis, onde explicamos como centralizar vários benefícios numa única solução.

Perguntas frequentes sobre a contabilidade do cartão refeição

Em que conta do SNC lanço o cartão refeição?

A parte isenta regista-se na conta 6388 – Outros gastos com o pessoal. Se existir parte sujeita (valor diário superior a 10,20€), essa parcela tem natureza retributiva e deve ser registada na conta 632 – Remunerações do pessoal, com os respetivos encargos patronais na conta 635.

O que acontece se ultrapassar o limite de isenção?

A parte que excede 10,20€/dia é tratada como retribuição e sujeita a IRS e TSU.

Posso carregar o cartão refeição durante férias?

Depende da política interna, não sendo aconselhável. Mas se pagar, deve ser justificado e consistente, para não descaracterizar o benefício.

O saldo do cartão transita para o ano seguinte?

Sim. E não altera a contabilização.

Como registo colaboradores que entram no meio do mês?

Calcular pro rata e registar apenas os dias úteis em que há direito ao subsídio.

O cartão refeição conta como salário para efeitos de indemnização?

Não, desde que seja aplicado corretamente como benefício extrassalarial.

A contabilização do cartão refeição não tem regras claras e exige consistência. Com um processo organizado, documentação atualizada e o apoio certo, a PME:

• reduz risco fiscal;
• assegura a isenção;
• facilita o trabalho de RH e contabilidade;
• melhora o benefício dos colaboradores.

A Pluxee ajuda a tornar este processo mais seguro e fácil de gerir.

Fale com os nossos especialistas e receba apoio na implementação e contabilização do cartão refeição na sua PME.
Solicite Proposta Gratuita!

Solicite Proposta Gratuita!