Os maiores desafios das PMEs na criação de um pacote de benefícios (e como superá-los)

Num mercado cada vez mais competitivo, as pequenas e médias empresas sabem que oferecer um bom salário já não chega. Um pacote de benefícios atrativo é hoje uma ferramenta estratégica para reter talento, motivar equipas e construir uma cultura empresarial forte.

Mas a verdade é que estruturar este pacote nem sempre é simples, sobretudo para quem tem menos recursos ou uma equipa reduzida.

Neste artigo, vai conhecer os 7 maiores desafios na criação de um pacote de benefícios para funcionários e saber como é possível superá-los com soluções flexíveis, eficientes e acessíveis.

Os 7 desafios que as PMEs enfrentam quando querem construir um pacote de benefícios para os funcionários

Conheça os maiores desafios e as soluções para criar um pacote de benefícios de forma rápida e prática.

1. Orçamento limitado: será que a minha empresa pode ter um pacote de benefícios?

Sim. Mas antes, é preciso desconstruir a ideia de que um bom pacote de benefícios exige grandes investimentos.

A maioria das PMEs lida com margens apertadas, e a prioridade tende a ser manter o negócio saudável financeiramente. No entanto, se forem bem pensados, os benefícios não têm de representar um custo elevado.

Solução: Optar por benefícios flexíveis com vantagens fiscais (como o subsídio de refeição - isento de impostos em cartão refeição até limite máximo definido por lei, formação, saúde, bem-estar) pode representar economia para a empresa e mais valor percebido pelo colaborador.

O segredo está em oferecer liberdade de escolha, sem sobrecarregar o orçamento.

2. Equipa reduzida e falta de tempo: quem vai gerir um pacote de benefícios?

Nas PMEs, é comum o CEO acumular a função de “gestor de RH”. E mesmo quando existe alguém dedicado à área, a estrutura é pequena. Gerir vários fornecedores, recolher documentos, responder a dúvidas e controlar despesas pode tornar-se um verdadeiro caos administrativo.

Solução: A digitalização dos benefícios flexíveis é um game changing para as empresas.

Existem plataformas que permitem centralizar tudo: ativação, gestão, comunicação com a equipa e relatórios em tempo real.

O resultado? Menos burocracia, mais tempo para o que realmente importa.

3. Dificuldade em perceber o que os colaboradores valorizam

Muitas empresas caem na armadilha de oferecer benefícios “de catálogo” que, na prática, não fazem diferença para a equipa. O problema é que os colaboradores são diferentes e as suas necessidades também.

Solução: Os modelos tradicionais de benefícios estão ultrapassados. Hoje, o ideal é apostar num pacote de benefícios com plataformas digitais e modernas que recolhem feedback em tempo real, ajudando a empresa a adaptar e melhorar continuamente a oferta.

Quer saber como implementar um pacote de benefícios passo a passo? Leia este artigo.

4. Gestão manual e processos burocráticos: um risco silencioso

Quando a gestão de benefícios depende de folhas de Excel, e-mails dispersos e documentos em papel, o risco de erros aumenta e o tempo de gestão também. Isto gera frustração em toda a equipa: no RH, na contabilidade e nos colaboradores.

Solução: Um sistema centralizado e digital reduz a margem de erro, facilita a auditoria, melhora a experiência do colaborador e liberta a equipa de RH para tarefas mais estratégicas.

Hoje, a automação é uma necessidade para as PMEs que querem escalar com agilidade.

5. Incerteza sobre regras fiscais e legais

Será que este benefício é isento de IRS? E de TSU? Preciso de justificar todas as despesas?

Essas dúvidas são recorrentes e muitas vezes levam as empresas a desistir de avançar, por medo de não cumprir as regras.

Solução: Plataformas especializadas já incluem as atualizações fiscais e automatizam o enquadramento legal dos benefícios oferecidos. Ou seja, a empresa ganha segurança jurídica sem precisar ter um especialista em fiscalidade.

6. Falta de indicadores: como medir se o pacote de benefícios funciona?

Implementar um pacote de benefícios sem saber o impacto que ele está a gerar é como navegar às cegas. Infelizmente, muitas PMEs não têm ferramentas que lhes permitam avaliar a adesão, o uso e o retorno do investimento feito.

Solução: Um bom sistema de gestão de benefícios deve incluir dashboards e relatórios com métricas chave, como taxa de utilização, preferências da equipa e evolução da satisfação. Isso permite ajustar continuamente o pacote e tomar decisões com base em dados reais.

7. A crença de que os benefícios “não são prioridade agora”

Este é talvez o desafio mais perigoso: adiar. Em períodos de incerteza ou contenção de custos, os benefícios podem parecer algo secundário. No entanto, é nestes momentos que o clima organizacional e a motivação da equipa são mais decisivos.

Solução: PMEs que apostam em benefícios bem estruturados veem melhorias claras na retenção, produtividade e envolvimento dos funcionários. Trata-se de um investimento no ativo mais valioso da empresa: as pessoas.

Os desafios existem, mas são fáceis de superar com a plataforma certa!

Criar um pacote de benefícios competitivo para funcionários numa PME parece complexo porque realmente é! Mas hoje existem ferramentas, plataformas e modelos pensados exatamente para empresas como a sua.

Com flexibilidade, tecnologia e foco nas pessoas, é possível transformar os desafios num verdadeiro motor de crescimento.